Procedura zgłoszeń wewnętrznych  w FALCO Mazurkiewicz i wspólnicy sp.j.

                               ZAŁĄCZNIK nr 1 do Zarządzenia wydanego przez Prezesa  Zarządu

w  FALCO Mazurkiewicz i wspólnicy sp. j.. z dnia 24.09.2024 w sprawie wprowadzenia procedury zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowania działań następczych w FALCO Mazurkiewicz i wspólnicy sp. j.

§ 1. [CEL PROCEDURY].

1. Procedura zgłoszeń wewnętrznych  określa zasady i tryb zgłaszania przez Sygnalistów naruszeń prawa czyli działania lub zaniechania niezgodnego z prawem lub mającego na celu obejście prawa, dotyczących:

       1) korupcji;

       2) zamówień publicznych;

       3) usług, produktów i rynków finansowych;

       4) przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;

       5) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;

      6) bezpieczeństwa transportu;

      7) ochrony środowiska;

      8) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;

      9) bezpieczeństwa żywności i pasz;

     10) zdrowia i dobrostanu zwierząt;

     11) zdrowia publicznego;

     12) ochrony konsumentów;

     13) ochrony prywatności i danych osobowych;

     14) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;

     15) interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;

    16) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;

   17) konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami           wskazanymi w pkt 1-16.

2. Procedura zgłoszeń wewnętrznych określa również zasady i tryb zgłaszania naruszeń regulacji wewnętrznych obowiązujących
     w FALCO Mazurkiewicz i wspólnicy sp. j.  

2.  Procedura zgłoszeń wewnętrznych określa również zasady i tryb zgłaszania naruszeń regulacji wewnętrznych obowiązujących
   w FALCO Mazurkiewicz i wspólnicy sp. j.

3. Przyjmowanie zgłoszeń naruszeń prawa jest elementem prawidłowego
   i bezpiecznego zarządzania w FALCO Mazurkiewicz i wspólnicy sp. j. i służy zwiększeniu efektywności wykrywania nieprawidłowości i podejmowania działań
   w celu ich eliminowania i ograniczania ryzyka na wszystkich poziomach organizacyjnych
4. Wdrożony system przyjmowania zgłoszeń umożliwia zgłaszanie nieprawidłowości za pośrednictwem dostępnych kanałów, w sposób zapewniający rzetelne i niezależne rozpoznanie zgłoszenia oraz przy zastosowaniu metod zapewniających ochronę przed działaniami o charakterze odwetowym, represyjnym, dyskryminacyjnym lub innym rodzajem niesprawiedliwego traktowania w związku z dokonanym zgłoszeniem.
5. Procedura zgłoszeń wewnętrznych ustalona została po konsultacjach przeprowadzonych w dniach 11-17.09.2024 na podstawie pisma Prezesa Zarządu dnia 5.09.2024 roku w sprawie wyborów przedstawicieli pracowników ds. konsultacji procedury zgłoszeń wewnętrznych, wyłonionymi w trybie głosowania na poszczególnych jednostkach organizacyjnych.
6. Procedura zgłoszeń wewnętrznych wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia podania jej do wiadomości osób wykonujących pracę w sposób przyjęty
   w FALCO Mazurkiewicz i wspólnicy sp. j. tj. strona www.falco.pl
   i tablicach ogłoszeń w jednostkach organizacyjnych.
7. Osobie ubiegającej się o pracę na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług w FALCO Mazurkiewicz i wspólnicy sp. j. przekazuje się tekst procedury zgłoszeń wewnętrznych w punkcie rekrutacyjnym na tablicy ogłoszeń wraz z rozpoczęciem rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy.

• 2. [DEFINICJE].

Ilekroć w Procedurze  jest mowa o:

1. Podmiot prawnym – należy przez to rozumieć podmiot, w którym niniejsza procedura zgłoszeń wewnętrznych obowiązuje FALCO Mazurkiewicz
   i wspólnicy sp. j.  
2. Dostępne kanały – należy przez to rozumieć obowiązujące w podmiocie prawnym sposoby dokonywania zgłoszeń tj.:
3. a) adresu poczty elektronicznej e – mail, zgloszenia@falco.pl

1. b) na wniosek sygnalisty, spotkanie z osobą lub osobami wchodzącymi w skład Podmiotu odpowiedzialnego za przyjmowanie  zgłoszeń.
2. e) adres do korespondencji do Podmiotu odpowiedzialnego za przyjmowanie zgłoszeń – do rąk własnych MONIKA MAZURKIEWICZ 10-602 OLSZTYN, UL. Pstrowskiego 28, FALCO Mazurkiewicz i wspólnicy Sp. j.  
3. Wstępna analiza zgłoszenia -należy przez to rozumień sprawdzenie przez Podmiot odpowiedzialny za przyjmowanie zgłoszeń czy:

a). zgłoszenie  zostało dokonane w wymaganej formie,

b). zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa wymienionych w § 1 ust.1,

c). zgłoszenie w oczywisty sposób jest nieprawdziwe lub niemożliwe jest uzyskanie informacji niezbędnych do prowadzenia działań następczych.  

4. Podmiotem odpowiedzialnym za przyjmowanie zgłoszeń – należy przez to rozumieć –  osoba   upoważniona przez podmiot prawny do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych oraz nadzór nad przyjmowaniem tych zgłoszeń, na dzień wydania zarządzenia Kierownik ds. administracji Monika Mazurkiewicz.
5. Zgłoszenie naruszeń prawa – należy przez to rozumieć pisemne lub ustne zgłoszenie w ramach procedury zgłoszeń wewnętrznych w FALCO Mazurkiewicz
   i wspólnicy sp. j. dotyczące przypadków określonych w § 1 ust.1
6. Zgłoszenia na piśmie – należy przez to rozumieć zgłoszenia dokonane w sposób określony w  § 5 zarządzeniu z dnia 24.09.2024 r. Prezesa  Zarządu FALCO Mazurkiewicz i wspólnicy sp. j.  w sprawie ustalenia sposobu  zgłoszeń naruszeń  prawa w FALCO Mazurkiewicz i wspólnicy sp. j..  

7. Zgłoszenia ustne oraz dokonane podczas bezpośredniego spotkania – należy przez to rozumieć zgłoszenia dokonane w sposób określony w § 6 
   w zarządzeniu z dnia 24.09.2024 r.  Prezesa  Zarządu w sprawie ustalenia sposobu  zgłoszeń naruszeń  prawa w FALCO Mazurkiewicz i wspólnicy sp. j.

8. Podmiotem odpowiedzialnym za dokonanie działań następczych – należy przez to rozumieć  komisję,   upoważnioną przez podmiot prawny do bezstronnego podejmowania działań następczych włączając w to weryfikację zgłoszenia

wewnętrznego , dalszą komunikację z sygnalistą w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazanie informacji zwrotnej.  Komisja będzie powołana do rozpatrzenia konkretnego zgłoszenia.  

9. Adres do kontaktu należy przez to rozumieć – adres podany przez sygnalistę :

a). na formularzu zgłoszeń wewnętrznych,

1. b) na e-mail za pośrednictwem którego po wypełnieniu formularza zgłoszeń wewnętrznych dokonano zgłoszenia.

c). na zgłoszeniu pisemnym bez użycia formularza zgłoszeń wewnętrznych
w postaci papierowej lub e -mail,

1. d) do pisemnego protokołu gdy na wniosek sygnalisty dokonano zgłoszenie ustne podczas bezpośredniego spotkania z osobą/osobami wchodzącymi
   w skład Podmiotu odpowiedzialnego za przyjmowanie zgłoszeń

1. Odpowiedzialnym za przyjmowanie zgłoszeń jest Podmiot odpowiedzialny za przyjmowanie – Kierownik ds. administracji Monika Mazurkiewicz. Podmiot ten sprawuje całościowy nadzór nad przyjmowaniem zgłoszeń naruszeń prawa
   w Podmiocie prawnym.
2. Odpowiedzialność oraz nadzór o którym mowa w ust.1 obejmuje przyjęcie zgłoszenia wewnętrznego, wstępną analizę zgłoszenia, potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia, dostarczenie informacji osobom wykonującym pracę, w sposób przyjęty w podmiocie prawnym, o sposobach dostępu do procedury zgłoszeń wewnętrznych w FALCO Mazurkiewicz i wspólnicy sp. j..

3.Skład osobowy Podmiotu odpowiedzialnego za przyjmowanie  zgłoszeń  oraz  wyłączenia lub zastępowania tych osób określa Prezes FALCO Mazurkiewicz i wspólnicy sp. j..

4. Zgłoszenia dokonane na piśmie sprawdzane są przez Podmiot odpowiedzialny za przyjmowanie zgłoszeń wewnętrznych w FALCO Mazurkiewicz i wspólnicy sp. j.  pod względem wymogów formalnych wynikających z zapisów Formularza pisemnego naruszenia prawa określonego w załączniku 1 do Zarządzenia  Prezesa Zarządu z dnia 24.09.2024 r. w sprawie ustalenia sposobu  zgłoszeń naruszeń  prawa w FALCO Mazurkiewicz i wspólnicy sp. j..  lub  postanowień § 5 tego zarządzenia z dnia 24.09.2024r.  Zgłoszenia te będą traktowane jak zgłoszenia

o naruszeniu prawa gdy zawierają wszystkie informacje zawarte w Formularzu  pisemnym naruszeń prawa. 

5. Zgłoszenia dokonane ustnie oraz podczas bezpośredniego spotkania, są sprawdzane na zasadach określonych w ust.4 w sposób odpowiedni i będą traktowane jako zgłoszenia o naruszeniu prawa w przypadku gdy zawiera wszystkie informacje zawarte w Formularzu pisemnym naruszeń prawa, który stanowi załącznik nr 1 do
   w zarządzenia z dnia 24.09.2024 r. Prezesa Zarządu w sprawie ustalenia sposobu  zgłoszeń naruszeń  prawa w FALCO Mazurkiewicz i wspólnicy sp. j.
6. Sygnalista może dokonywać zgłoszeń za pośrednictwem następujących dostępnych kanałów zgłoszenia naruszeń prawa:
7. a) adresu poczty e – mail: zgloszenia@falco.pl
8. b) na wniosek sygnalisty, podczas spotkania z osobą/osobami wchodzącymi w skład Podmiotu odpowiedzialnego za przyjmowanie zgłoszeń, w ciągu 14 dni liczonych od dnia jego zgłoszenia w sposób określony w § 6 Zarządzenie z dnia 24.09.2024 Prezesa Zarządu  w sprawie ustalenia sposobu  zgłoszeń naruszeń  prawa
   w FALCO Mazurkiewicz i wspólnicy sp. j.
9. e) listownie na adres do korespondencji do Podmiotu odpowiedzialnego za przyjmowanie zgłoszeń.
10. Podmiot odpowiedzialny za przyjmowanie zgłoszeń nie będzie przyjmował zgłoszenia dokonanego anonimowo.
11. Zgłoszenie może być dokonane wyłącznie w dobrej wierze i dotyczyć informacji o naruszeniu prawa uzyskanej w kontekście związanym z pracę. Zakazuje się świadomego składania nieprawdziwych informacji w postaci zgłoszeń o naruszeniu prawa.

9. Osoba dokonująca zgłoszenia nieprawdziwych informacji w złej wierze podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności do lat 2  oraz  odpowiedzialności cywilnoprawnej poprzez naprawie wynikłej stąd szkody lub zadośćuczynienia z tytułu naruszenia dóbr osobistych.

10. W przypadku ustalenia w wyniku wstępnej analizy zgłoszenia, że w zgłoszeniu świadomie podano nieprawdziwe informacje lub zatajono prawdę, dokonujący zgłoszenia gdy jest pracownikiem może zostać pociągnięty do odpowiedzialności porządkowej określonej w przepisach Kodeksu Pracy. Zachowanie takie może być również zakwalifikowane jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych i jako takie skutkować rozwiązaniem umowy o pracę bez wypowiedzenia.
11. W stosunku do osoby świadczącej pracę, usługi lub dostarczającej towary, na podstawie umowy cywilnoprawnej, dokonanie nieprawdziwych informacji skutkować może natychmiastowym rozwiązaniem umowy i zakończeniem współpracy w tym nałożeniem kary umownej, gdy przewidziano taką sankcję w tej umowie.

12.Dostęp do dostępnych kanałów zgłaszania naruszenia prawa posiadają tylko osoby wchodzące w skład Podmiotu odpowiedzialnego za przyjmowanie  zgłoszeń,  w ramach upoważnienia do przetwarzania danych osobowych, wystawionego przez administratora tych danych, którym jest Pomiot prawny.

13. Udział w pracach związanych z stosowaniem procedury zgłoszeń wewnętrznych w tym wstępnej analizy zgłoszenia o której mowa w § 4 osób wchodzącej w skład Podmiotu odpowiedzialnego za przyjmowanie zgłoszeń, gdy pozostają w stosunku pracy, podlega wliczeniu do czasu pracy. W przypadku gdy podstawą zatrudnienia lub też innej współpracy z podmiotem prawnym tych osób jest nie wynikający z prawa pracy tytuł  prawny, w celu udziału w pracach, zawiera się z tą osobą umowę o świadczenie usług.
14. W przypadku gdy pracownik wskazany w ust. 1 bierze dział w pracach Podmiotu odpowiedzialnego za przyjmowanie zgłoszeń w tym wstępnej analizy zgłoszenia o której mowa w § 4,   po godzinach pracy wynikających z rozkładu czasu pracy obowiązujących tego pracownika, to czas ten jest traktowany i rozliczany jako praca w godzinach nadliczbowych lub w dniu wolnym od pracy.  

1. Po otrzymaniu zgłoszenia, tylko osoby wchodzące w skład Podmiotu odpowiedzialnego za przyjmowanie zgłoszeń dokonują wstępnej analizy zgłoszenia.
2. Sygnalista otrzymuje w terminie 7 dni od daty przesłania na adres poczty e- mail, dnia przekazania ustnie lub podczas bezpośredniego spotkania z osobami/osobą wchodzącymi w skład Podmiotu odpowiedzialnego za przyjmowanie zgłoszeń, dnia doręczenia na adres korespondencyjny tego Podmiotu tj. dnia złożenia zgłoszenia o naruszeniach przepisów prawa/naruszeń dotyczących obowiązujących w tym podmiocie prawnym regulacji wewnętrznych  – potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia na adres do kontaktu chyba, że nie wskazał on adresu, na który należy przekazać potwierdzenie.
3. W przypadku gdy zgłoszenie nie zostało sporządzone lub dokonane w sposób
   o którym mowa w § 3 ust. 4 i 5 zgłoszenie papierowe lub przesłane za pośrednictwem e – mail, a gdy go nagrano podczas ustnego zgłoszenia, to w formie pisemnego protokołu nagranej rozmowy, odsyła  się   w terminie 7 dni na adres do kontaktu,
   w celu złożenia zawiadomienia w właściwej formie, w terminie 7 dni liczonym od dnia dokonania pierwszego zgłoszenia. Gdy sygnalista nie wskazał adresu do kontaktu postanowienia ust. 2.
4. W przypadku nie przesłania odesłanego zgłoszenia w wymaganej formie w terminie określonym w ust. 3, zgłoszenie uważa się za niezgłoszone.
5. W przypadku gdy wstępna analiza zgłoszenia wykazała, że zgłoszenie nie dotyczy naruszeń prawa uzyskanych w kontekście związanym z pracą /naruszeń dotyczących obowiązujących w tym podmiocie prawnym regulacji wewnętrznych, sygnalista otrzymuje na adres do kontaktu w terminie 7 dni od dnia złożenia zgłoszenia, informacje o braku podstaw do prowadzenia działań następczych wraz
   z uzasadnieniem. Gdy sygnalista nie wskazał adresu do kontaktu postanowienia
   ust. 2.

6.Podmiot określony w § 3 ust.1 w ramach wstępnej analizy zgłoszenia wewnętrznego może podjąć decyzję o odstąpieniu od przeprowadzenia działań następczych,
w sytuacji gdy zgłoszenie w sposób obiektywnie oczywisty zawiera  nieprawdziwe informacje  lub niemożliwe jest uzyskanie informacji niezbędnych do prowadzenia działań następczych.

7. Podjęcie decyzji o której mowa w ust.6 następuje na piśmie lub w postaci elektronicznej informacji. Decyzja ta zawiera stanowisko w tej sprawie oraz uzasadnienie o braku podstaw do prowadzenia działań następczych.
8. W przypadku podjęcia decyzji o której mowa w ust. 6 sygnalista otrzymuje jej treść w terminie 7 dni na adres do kontaktu od dnia złożenia zgłoszenia o naruszeniu prawa . W przypadku gdy pomimo podjęcia tej decyzji sygnalista dalej składa zgłoszenie, które w sposób obiektywnie oczywisty zawiera nieprawdziwe informacje lub dalej niemożliwe jest uzyskanie informacji niezbędnych do prowadzenia działań następczych, zgłoszenie pozostawia się bez rozpoznania.

1.Jeżeli zgłoszenie pozwala na przeprowadzenie działania następczego, następuje jego niezwłoczne wszczęcie, nie później jednak niż w ciągu 30 dniu od dnia potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia przesłanego na jego adres do kontaktu  lub w przypadku braku podania adresu do kontaktu  w terminie 30 dni liczonych od upływu 7 dni od dnia zgłoszenia naruszeń prawa.

2. Skład osobowy Podmiotu do działań następczych powołuje Prezes FALCO Mazurkiewicz i wspólnicy sp. j.
3. Każdy osoba wchodząca w skład Podmiotu do działań następczych, może powołać do działań następczych wynikających z konkretnego zgłoszenia synglisty, o ile uzna to za zasadne, osobę lub osoby zatrudnione w ramach komórek organizacyjnych podmiotu prawnego, dysponujące wiedzą fachową na temat naruszeń przepisów prawa lub / naruszeń dotyczących obowiązujących w tym podmiocie prawnym regulacji wewnętrznych,

4. W ramach działań następczych osoby wskazane w ust. 3 prowadzą postępowanie wyjaśniające w szczególności poprzez:

a). analizę dostarczonych przez sygnalistę dokumentów,

b). zapoznanie się z dodatkowymi wyjaśnieniami złożonymi przez sygnalistę,

c). dodatkowe zapytanie sygnalisty,

1. d) zapoznanie się z wyjaśnieniami osoby której naruszenie przepisów prawa według zgłoszenia sygnalisty dotyczy,
2. e) dodatkowe zapytanie osoby, o której mowa w ust. 4 pkt. d
3. f) analizę dokumentów urzędowych lub prywatnych uzyskanych w trakcie prowadzonego postępowania wyjaśniającego,
4. g) wyjaśnień złożonych ustnie lub na piśmie lub do protokołu przez wezwane do tej czynności osoby,
5. h) opinii osób wskazanych w ust.4 dysponujących wiedzą fachową na temat naruszeń przepisów prawa lub/ naruszeń dotyczących obowiązujących w tym Podmiocie prawnym regulacji wewnętrznych.
6. W ramach działań następczych osoby wskazane w ust.3 mogą prowadzić kontrolę zagadnień objętych zgłoszeniem.
7. Podstawą wezwania na posiedzenie Podmiotu do działań następczych – sygnalisty, osoby której naruszenie przepisów prawa według zgłoszenia dotyczy lub innych osób , które pozostają w stosunku pracy z podmiotem prawnym, jest polecenie wynikające ze stosunku pracy, które wydaje osoba wchodząca w skład Podmiotu do działań następczych, upoważniona przez osoby/osobę reprezentującą Podmiot prawny.
8. Podstawą wezwania na posiedzenie Podmiotu do działań następczych – sygnalisty, osoby której naruszenie przepisów prawa według zgłoszenia dotyczy lub innych osób, które nie pozostają w stosunku pracy z Podmiotem prawnym jest zaproszenie tych osób w celu realizacji postanowień ustawy o ochronie sygnalistów z dnia 14 czerwca 2024r. Dz.U. 2024r.928 oraz procedury zgłoszeń wewnętrznych obowiązującej w Podmiocie prawnym.

8. W przypadku gdy pracownik wskazany w ust. 7 bierze udział w posiedzeniach Podmiotu do działań następczych po godzinach pracy wynikających z rozkładu czasu pracy obowiązujących tego pracownika, to czas ten jest traktowany i rozliczany jako praca w godzinach nadliczbowych lub w dniu wolnym od pracy.
9. Osobie wskazanej w ust.7 która została wezwana na posiedzenie po godzinach świadczenia jakichkolwiek czynności na rzecz podmiotu prawnego, przysługuje wynagrodzenie zgodne z art. 151 Kodeku pracy.
10. Po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego lub kontroli zagadnień objętych zgłoszeniem, Podmiot do działań następczych podejmuje na piśmie uchwałę wraz z uzasadnieniem z tych postępowań w przedmiocie zgłoszenia naruszenia przepisów prawa/naruszeń dotyczących obowiązujących w tym podmiocie prawnym regulacji wewnętrznych. Gdy w skład podmiotu do działań następczych wchodzi jedna osoba podejmuje on decyzję na piśmie z postępowania wyjaśniającego lub kontroli w przedmiocie zgłoszenia naruszenia przepisów prawa/naruszeń dotyczących obowiązujących w tym Podmiocie prawnym regulacji wewnętrznych, co do zasadności zgłoszenia sygnalisty wraz z uzasadnieniem.
11. W przypadku zgłoszenia zasadnego, Podmiot do działań następczych wydaje ponadto na piśmie rekomendacje krótkofalowe o stosownych działaniach naprawczych lub dyscyplinujących w stosunku do osoby lub podmiotu, który/a dokonała naruszenia prawa oraz rekomendacje długofalowe, których celem jest wyeliminowanie
    i zapobieganie tożsamym lub podobnym naruszeniom co opisane w zgłoszeniu,
    w przyszłości.
12. W przypadku negatywnej weryfikacji zgłoszenia, Podmiot do działań następczych przekazuje niezwłocznie sygnaliście informację zwrotną o tych ustaleniach.
13. Osoba, która poniosła szkodę z powodu świadomego zgłoszenia nieprawdziwych informacji przez sygnalistę, jest informowana po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego lub kontroli przez Podmiot do działań następczych o zgłoszeniu sygnalisty w celu dochodzenia od tego ostatniego odszkodowania lub zadośćuczynienia za naruszenie dóbr osobistych.

14. Podmiot do działań następczych informacje wynikające z ust. 11,12,13 przekazują sygnaliście w formie informacji zwrotnej w nieprzekraczającym terminie 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu. 

1. Wprowadza się bezwzględny zakaz podejmowania działań odwetowych ani próby lub groźby zastosowania takich działań wobec sygnalisty, który dokonał zgłoszenia zarówno wewnętrznego jak i zewnętrznego, a także ujawnienia publicznego – zgodnie z ustawą o ochronie o ochronie sygnalistów z dnia 14 czerwca 2024r. ( Dz.U. 2024.928)
2. Podejmowanie jakichkolwiek działań prób lub gróźb zastosowania takich działań wobec sygnalisty który dokonał zgłoszenia zarówno wewnętrznego jak i zewnętrznego, a także ujawnienia publicznego – zgodnie z ustawą o ochronie o ochronie sygnalistów z dnia 14 czerwca 2024r. ( Dz.U. 2024.928), będą traktowane w przypadku pracownika jako naruszenie jego podstawowych obowiązków i może skutkować odpowiedzialnością porządkową lub wypowiedzeniem, rozwiązaniem umowy
   z podmiotem prawnym, a także odpowiedzialnością karną.
3. Podejmowanie jakichkolwiek działań prób lub gróźb zastosowania takich działań wobec sygnalisty który dokonał zgłoszenia zarówno wewnętrznego jak i zewnętrznego, a także ujawnienia publicznego – zgodnie z ustawą o ochronie o ochronie sygnalistów z dnia 14 czerwca 2024r. ( Dz.U. 2024.928), będą traktowane w przypadku osoby wykonującej pracę w Podmiocie prawnym na innej podstawie niż stosunek pracy, jako podstawa natychmiastowego rozwiązaniem tej umowy z podmiotem prawnym, a także skutkować będą odpowiedzialnością karną.

1. Zachowanie poufności ma na celu zagwarantowanie poczucia bezpieczeństwa sygnaliście oraz minimalizację ryzyka wystąpienia działań odwetowych lub

represyjnych. sygnalista, który dokonał zgłoszenia, a którego dane osobowe zostały w sposób nieuprawniony ujawnione, powinien niezwłocznie o zaistniałej sytuacji powiadomić Inspektora Ochrony Danych Osobowych w Podmiocie prawnym w celu podjęcia działań zgodnych  z przepisami prawa.

2. Podmiot prawny gwarantuje, że procedura zgłoszeń wewnętrznych w Falco Mazurkiewicz i wspólnicy Sp. j. oraz związane z przyjmowaniem zgłoszeń przetwarzanie danych osobowych uniemożliwiają nieupoważnionym osobom uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem oraz zapewniają ochronę poufności tożsamości sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie, oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu. Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość takich osób.
3. W celu zapewnienia nieujawnienia tożsamości sygnalisty dostęp do dostępnych kanałów zgłoszenia naruszeń prawa mają jedynie z imienia i nazwiska określone osoby, które są upoważnione do przetwarzania danych osobowych w związku
   z stosowaniem procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych i tym samym do przetwarzania tych danych. Tożsamość tych osób jest udostępniana do wglądy osobom zatrudnionym oraz współpracującym
   z podmiotem prawnym w sposób przyjęty w zakładzie pracy poprzez umieszczenie na tablicy ogłoszeń w jednostkach organizacyjnych procedury zgłoszeń wewnętrznych.
4. Dane osobowe sygnalisty, pozwalające na ustalenie jego tożsamości, nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że za wyraźna zgodą sygnalisty. 5. ust. 4 nie stosuje się w przypadku, gdy ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie.
5. Przed dokonaniem ujawnienia, o którym mowa w ust. 5, właściwy organ publiczny lub właściwy sąd powiadamia o tym sygnalistę, przesyłając w postaci papierowej lub elektronicznej wyjaśnienie powodów ujawnienia jego danych osobowych, chyba że takie powiadomienie zagrozi postępowaniu wyjaśniającemu lub postępowaniu przygotowawczemu, lub sądowemu.

7. Podmiot prawny albo organ publiczny po otrzymaniu zgłoszenia przetwarza dane osobowe w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.
8. Przepisu art. 14 ust. 2 lit. f rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, z późn. zm. 2 ), zwanego dalej „rozporządzeniem 2016/679”, nie stosuje się, chyba że sygnalista nie spełnia warunków wskazanych w art. 6 ustawy z dnia 14 czerwca 2024r. o ochronie sygnalistów Dz.U.2024.928 albo wyraził wyraźną zgodę na ujawnienie swojej tożsamości.

9. Przepisu art. 15 ust. 1 lit. g rozporządzenia 2016/679 w zakresie przekazania informacji o źródle pozyskania danych osobowych nie stosuje się, chyba że sygnalista nie spełnia warunków wskazanych w art. 6 ustawy z dnia 14 czerwca 2024r. o ochronie sygnalistów Dz.U.2024.928 albo wyraził wyraźną zgodę na takie przekazanie.
10. Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia zewnętrznego oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez Rzecznika Praw Obywatelskich przez okres 12 miesięcy po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie zewnętrzne do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych.
11. Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez podmiot prawny oraz organ publiczny przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie zewnętrzne do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych lub zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

12. W przypadku, o którym mowa w ust. 10 i 11, Rzecznik Praw Obywatelskich, podmiot prawny i organ publiczny usuwają dane osobowe oraz niszczą dokumenty

związane ze zgłoszeniem po upływie okresu przechowywania. Ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020 r. poz. 164) nie stosuje się.

13. Przepisu ust. 12 nie stosuje się w przypadku, gdy dokumenty związane ze zgłoszeniem stanowią część akt postępowań przygotowawczych lub spraw sądowych lub sądowo-administracyjnych.

1. Każde zgłoszenie podlega zarejestrowaniu w rejestrze zgłoszeń, wewnętrznych niezależnie od wstępnej analizy zgłoszenia i dalszego przebiegu działań następczych.
2. Za prowadzenie Rejestru Zgłoszeń odpowiada Podmiot odpowiedzialnego za przyjmowanie zgłoszeń wewnętrznych.
3. Szczegółowe zasady prowadzenia Rejestru zgłoszeń reguluje Zarządzenie Prezesa Zarządu z dnia 24.09.2024 r. w sprawie prowadzenia Rejestru zgłoszeń wewnętrznych w FALCO Mazurkiewicz i wspólnicy sp. j.

1.Zgłoszenie może w każdym przypadku nastąpić również do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organów publicznych oraz – w stosownych przypadkach – do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej z pominięciem Procedury Zgłoszeń Wewnętrznych w Podmiocie Prawnym.

2.Zgłoszenie dokonane podmiotów wskazanych w ust.1 z pominięciem zgłoszenia wewnętrznego nie skutkuje pozbawieniem sygnalisty ochrony gwarantowanej przepisami ustawy z dnia 14 czerwca 2024r.  o ochronie sygnalistów Dz.U. 2024. 928

3. Zgłoszenia zewnętrzne są przyjmowane przez Rzecznika Praw Obywatelskich albo organ publiczny.
4. Zgłoszenie zewnętrzne może być dokonane ustnie lub pisemnie na odpowiednio takich samych zasadach jak w przypadku zgłoszenia wewnętrznego.

1. Za adekwatność i skuteczność funkcjonowania Procedury Zgłoszeń Wewnętrznych odpowiada – kierownik ds. administracyjnych Monika Mazurkiewicz
2. Ocena adekwatność i skuteczności Procedury Zgłoszeń Wewnętrznych dokonywana jest przez Dyrektora Naczelnego
3. Przeglądu Procedury zgłoszeń wewnętrznych dokonuje się systematycznie, nie rzadziej niż 2 lata

4.Osobą odpowiedzialną za zapoznanie pracowników z procedurą zgłoszeń wewnętrznych jest Dyrektor Naczelny i Kierownicy poszczególnych oddziałów

5.Osobą odpowiedzialną za wstępne i okresowe co 5 lat  szkolenia z zakresu  objętego Procedurą Zgłoszeń wewnętrznych jest Dyrektor Naczelny.

6. Procedura wchodzi w życie z dniem 1.10.2024 r.
7. W sprawach nieuregulowanych w Procedurze Zgłoszeń Wewnętrznych zastosowanie mają postanowienia ustawy z dnia 14 czerwca 2024r. o ochronie sygnalistów Dz.U. 2024r. 928. oraz odpowiednio stosujemy przepisy ustawy z dnia 26 czerwca 1974r. – Kodeks pracy (Dz.U. z 2023r. poz. 1465) oraz ustawy z dnia 23 kwietnia 1964r. – Kodeks cywilny (Dz.U. z 2023r. poz. 1610 ze zm. oraz z 2023r. poz. 1933).